Utilizarea Codului Român al Sustenabilității pentru elaborarea declarației de sustenabilitate (nefinanciare) de către entitățile care au această obligație legală, dar și în mod voluntar de către alte entități, aduce o serie de beneficii:

• Utilizarea Codului Român al Sustenabilității este gratuită, atât pentru entitățile care au obligația de a depune declarații nefinanciare/rapoarte de sustenabilitate, cât și pentru cele care doresc să raporteze în mod voluntar;
• Este un instrument de raportare care oferă transparență activităților unei companii din punct de vedere al impactului asupra dezvoltării durabile;
• Simplifică raportarea. Raportul poate fi descărcat și depus ca declarație nefinanciară conform reglementărilor în vigoare;
• Entitățile care elaborează rapoarte primesc marcajul de raportare care confirmă elaborarea și publicarea unui raport de sustenabilitate;
• Marcajul de raportare poate fi folosit ca mijloc de promovare, în condițiile în care sustenabilitatea devine o temă importantă pentru un număr tot mai mare de clienți;
• Toate rapoartele entităților sunt disponibile într-un singur site;
• Platforma este intuitivă și poate fi folosită cu ușurință, inclusiv de entitățile care nu au mai completat rapoarte nefinanciare;
• Oferă exemple pentru îndrumarea utilizatorilor cu privire la modul de respectare a obligației de raportare de sustenabilitate (nefinanciară) și de implementare practică a taxonomiei UE;
• Oferă trasabilitate și o modalitate de monitorizare a progresului entităților în domeniul dezvoltării durabile, în baza rapoartelor periodice elaborate;
• Baza de date a Codului Român al Sustenabilității generează vizibilitate și este accesibilă publicului interesat, venind în sprijinul utilizatorilor care se află în căutarea de bune practici în domeniul sustenabilității, dar și a celor care iau decizii comerciale în baza modului în care sunt respectate principiile sustenabilității;
• În cadrul platformei se pot compara datele incluse în rapoartele de sustenabilitate (nefinanciare) publicate;
• Echipa dedicată din cadrul Departamentului pentru Dezvoltare Durabilă furnizează feedback calificat utilizatorilor cu privire la caracterul complet al informațiilor incluse.

Obligatoriu - entitățile cu peste 500 de angajați. Codul Român al Sustenabilității se adresează entităților care, la data bilanțului, depășesc numărul mediu de 500 de salariați în cursul exercițiului financiar. Acestea au, potrivit reglementărilor legale în vigoare, obligația de a elabora o declarație nefinanciară care conține informații privind cel puțin aspectele de mediu, sociale și de personal, respectarea drepturilor omului, combaterea corupției și a dării de mită.

Voluntar - orice entitate care dorește să informeze părțile interesate despre realizările sale în domeniul sustenabilității. Codul Român al Sustenabilității poate fi utilizat de orice altă entitate care nu are o obligație legală de a elabora o declarație de sustenabilitate (nefinanciară): companii mari (cu mai puțin de 500 de salariați) și mici, publice și private, entități din sectorul public (administrația publică centrală ori administrația publică locală).

Pentru completarea raportului de conformitate pe platforma Codului Român al Sustenabilității, se recomandă parcurgerea următorilor pași. Aceștia explică procesul de la înregistrarea pe platformă până la publicarea și utilizarea raportului:

Pasul 1. Înregistrarea pe platforma Codului

În funcție de dimensiunea entității raportoare, conducerea desemnează o persoană responsabilă sau o echipă de persoane care va contribui la completarea raportului.

Prima etapă este înregistrarea entității în cadrul platformei Codului. Fiecare entitate va putea utiliza un cont unic pentru raportare. În acest scop, vor fi alese un nume de utilizator și o parolă și va fi furnizată o adresă de email. În scopul finalizării înregistrării, la adresa de email furnizată va fi transmis un email de verificare.

După finalizarea înregistrării, se poate demara crearea profilului entității care poate fi editat dacă este necesar.

Recomandare: Persoana desemnată sau membrii echipei trebuie să cunoască în detaliu domeniul sau domeniile de activitate ale entității și să aibă acces la informațiile relevante care vizează sustenabilitatea în cadrul acesteia.

Este recomandată colaborarea și cu alte persoane din cadrul entității, precum și, dacă este necesar, cu parteneri și furnizori ai acesteia pentru a asigura acuratețea informațiilor raportate. O asemenea cooperare contribuie și la creșterea nivelului de conștientizare cu privire la necesitatea unei dezvoltări durabile a entității și a promovării modelelor de activitate sustenabilă în cadrul acesteia și al lanțului valoric, dacă este cazul.

Pasul 2. Parcurgerea și evaluarea criteriilor și indicatorilor

Persoana sau echipa responsabilă va parcurge toate cele 20 de criterii ale Codului Român al Sustenabilității și indicatorii de performanță aferenți acestora.

Vor fi identificate criteriile pentru care datele sunt deja disponibile și, dacă este necesar, cazurile în care informațiile lipsesc. Dacă nu a fost formulată încă o strategie și/sau linii directoare la nivelul entității, este necesară implicarea persoanelor abilitate pentru a identifica aspectele sustenabilității care au o importanță cheie pentru entitate.

În acest scop trebuie realizată o analiză a materialității, adică vor fi identificate informațiile care vor fi incluse în raport în măsura în care acestea sunt necesare pentru înțelegerea dezvoltării, performanței, poziției și impactului activităților entității. În sprijinul analizei pot fi consultate „Lista de verificare” și exemplele prezentate în Ghidul pentru aplicarea Codului.

Pasul 3. Completarea raportului

În cadrul acestei etape sunt consolidate toate informațiile cantitative și calitative disponibile pentru criteriile Codului. Vor fi aleși indicatorii de performanță care urmează să fie utilizați în cadrul raportării, iar informațiile prezentate pentru fiecare criteriu vor conține un text explicativ cuprinzător, dar concis (de aproximativ 500-3000 de caractere per criteriu).

Pentru fiecare criteriu există un câmp în care pot fi editate texte și cifre. De asemenea, pot fi adăugate tabele și imagini.

În cazul în care pentru un anumit criteriu nu sunt disponibile informații, se va furniza o explicație pentru această situație (principiul „conformitate sau explicație”).

Pentru realizarea și redactarea textelor pot fi utilizate casetele de ajutor care se găsesc în cadrul fiecărui criteriu, pe partea dreaptă, sau modelul disponibil în contul utilizatorului. Acesta poate fi accesat din meniul din stânga al platformei Codului, câmpul „Model de raport”.

Pasul 4. Transmiterea spre verificare

După completarea tuturor câmpurilor din cadrul raportului, acesta trebuie transmis prin intermediul platformei către echipa din cadrul Departamentului pentru Dezvoltare Durabilă care asigură verificarea acestuia.

Raportul va fi verificat cu privire la caracterul complet, în conformitate cu principiul „conformitate sau explicație” amintit la pasul 3. Termenul de verificare este de două până la trei săptămâni, iar procesul de verificare are la bază aspectele enumerate în casetele de ajutor pentru fiecare dintre criteriile și indicatorii utilizați.

În cazul în care, în urma verificării, se constată lipsa unor informații, respectiv faptul că declarația este incompletă, entitatea va primi feedback în scris prin intermediul platformei Codului. În acest caz, declarația trebuie completată cu informațiile lipsă, statusul revenind la „În curs de completare”. Procesul de verificare se reia, iar statusul declarației poate fi verificat oricând.

Pasul 5. Publicarea raportului

În urma stabilirii caracterului complet al raportului, comunicat entității prin intermediul platformei Codului, cu acordului entității, raportul este publicat în baza de date a Codului Român al Sustenabilități.

Pasul 6. Descărcarea și utilizarea raportului

În urma publicării raportului în baza de date a Codului Român al Sustenabilități, entitatea va primi marcajul de raportare. Acesta confirmă elaborarea raportului în conformitate cu Codul Român al Sustenabilității, însă trebuie reținut că nu reprezintă o certificare de conformitate a sustenabilității entității.

Raportul poate fi descărcat din contul de utilizator în format PDF sau DOC. Acesta poate fi inclus în raportul administratorilor și/sau poate servi ca declarație nefinanciară separată în cazul entităților care au obligația legală de a o elabora.

Atât raportul, cât și marcajul de raportare, pot fi utilizate în cadrul comunicărilor de marketing ale entității: publicate pe pagina de internet, incluse în broșuri, cataloage ori alte materiale promoționale sau într-un comunicat de presă.

Este recomandat, de asemenea, ca raportul să fie adus la cunoștința angajaților, a clienților/beneficiarilor și a partenerilor. O asemenea comunicare poate folosi la stabilirea și menținerea credibilității și a reputației de entitate sustenabilă, precum și la creșterea nivelului de conștientizare și educare cu privire la sustenabilitate în rândurile angajaților, ale clienților sau beneficiarilor și ale partenerilor entității.

Pasul 7. Vizualizarea rapoartelor publicate de entități în Platforma Codului

Rapoartele elaborate de entități fie ca urmare a îndeplinirii unei obligații în acest sens, fie în mod voluntar, vor fi publicate în mod transparent și vor putea fi vizualizate și/sau descărcate din baza de date a Codului de către orice persoană interesată, fără a fi necesară crearea unui cont de utilizator. Utilizatorii vor avea, de asemenea, și posibilitatea de a vizualiza doar informațiile aferente unui anumit criteriu sau indicator.